Privātuma paziņojums darbinieku aptaujai

Šis paziņojums skaidro, kā tiek apstrādāti Tavi personas dati, piedaloties norādītās organizācijas darbinieku labbūtības un darba vides aptaujā. Tas papildina īso informāciju, kas redzama pirms anketas aizpildīšanas. Aptauja tiek veikta platformā app.motify.lv.

1. Kurš atbild par datu apstrādi?

Konkrētās aptaujas personas datu pārzinis ir organizācija, kuras uzdevumā tiek veikta aptauja. Pārziņa nosaukums, kontaktinformācija un datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija (ja piemērojams) ir norādīta īsajā privātuma paziņojumā, kas tiek sniegts pirms aptaujas sākšanas.

Šis pilnais privātuma paziņojums ir lasāms kopā ar konkrētās aptaujas īso privātuma paziņojumu. Abi dokumenti kopā sniedz informāciju par personas datu apstrādi attiecīgajā aptaujā.

Datu apstrādātājs ir SIA “Motify”, reģ. Nr. 40103454804, Jūras iela 44A, Engure, Tukuma novads, LV-3113, Latvija; e-pasts motify@motify.lv. Motify organizē datu ievākšanu un analīzi pārziņa uzdevumā. Ja vērsīsies pie Motify par savām datu aizsardzības tiesībām, mēs palīdzēsim nodot pieprasījumu pārzinim.

2. Kāpēc veicam aptauju un kāds ir tiesiskais pamats?

Darba vides risku novērtēšana. Aptaujas nolūks ir novērtēt darba vidi, tostarp psihosociālos riskus, darba prasības, resursus, darbinieku pašsajūtu un labbūtību, lai pārzinis varētu noteikt nepieciešamos darba vides uzlabošanas un preventīvos pasākumus. Apstrādes pamats ir GDPR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts — pārzinim piemērojama juridiska pienākuma izpilde. Ja aptaujā tiek iegūti ar personu sasaistāmi veselības dati, piemērojams arī GDPR 9. panta 2. punkta b) apakšpunkts, ievērojot nodarbinātības un darba aizsardzības tiesību prasības.

Latvijā šo pienākumu pamato Darba aizsardzības likums un Ministru kabineta noteikumi Nr. 660 par darba vides iekšējo uzraudzību.

Uzaicinājumi, piekļuves nodrošināšana un atgādinājumi. Darba devēja nodoto kontaktinformāciju un individuālu aptaujas kodu izmantojam, lai uzaicinātu darbiniekus, nodrošinātu piekļuvi anketai, novērstu nejaušu atkārtotu aizpildi un, ja paredzēts, nosūtītu atgādinājumus. Šī apstrāde ir saistīta ar minētā aptaujas nolūka īstenošanu.

Individuālais pārskats, ja šādu iespēju piedāvājam. Ja brīvprātīgi izvēlies saņemt savu labbūtības pārskatu, šim atsevišķajam nolūkam prasām Tavu nepārprotamu piekrišanu (GDPR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts; ja pārskats ietver veselības datus - arī 9. panta 2. punkta a) apakšpunkts). Atteikšanās saņemt pārskatu neietekmē iespēju piedalīties aptaujā. Piekrišanu var atsaukt, rakstot uz motify@motify.lv. Atsaukšana neattiecas uz darba vides risku novērtēšanai jau likumīgi apstrādātajiem datiem.

3. Kādus datus apstrādājam un no kurienes tos saņemam?

No darba devēja: nepieciešamo uzaicinājuma un identifikācijas informāciju, piemēram, vārdu, e-pasta adresi, struktūrvienību, amatu vai amata grupu, darba stāžu un individuālu aptaujas kodu, ciktāl tas paredzēts šajā projektā.

No Tevis: atbildes par darba pieredzi, slodzi, attiecībām, darba vidi, motivāciju un labbūtību; atsevišķos jautājumos arī par fizisko vai psihisko pašsajūtu, kas var būt veselības dati.

No aptaujas sistēmas: tehniskos piekļuves, drošības un kļūdu ierakstus, piemēram, sesijas identifikatorus un ierīces vai tīkla tehniskos datus, ciktāl tie nepieciešami platformas darbībai.

Ja izvēlies individuālu pārskatu: Tavu izvēli saņemt pārskatu, piekrišanas apliecinājumu, aprēķinātos individuālos rādītājus un pārskata nosūtīšanai nepieciešamo informāciju.

4. Ko nozīmē pseidonimizēta aptauja?

Tavām atbildēm tiek piešķirts individuāls kods. Kontaktu un identitātes sasaistes informāciju glabājam atsevišķi no aptaujas atbildēm. Ierobežotam skaitam pilnvarotu Motify darbinieku tehniski var būt iespējams atjaunot sasaisti starp kodu un personu. Tādēļ šī aptauja nav pilnīgi anonīma.

Darba devējam tiek sniegti apkopoti rezultāti par organizāciju un tās darbinieku grupām, nevis individuālās atbildes, kodu vai personas identitātes sasaistes tabula. Aptaujas rezultātus atspoguļojam apkopotā veidā, ievērojot minimālo grupas lielumu - vismaz 5 respondentus. Grupām, kurās aptaujā piedalījušies mazāk nekā 5 respondenti, rezultātus atsevišķi neatspoguļojam, lai mazinātu individuālu atbilžu identificēšanas risku. Brīvā teksta komentārus apstrādājam tā, lai iespējami mazinātu darbinieku un citu personu atpazīstamību. Tomēr īpaši mazās grupās vai pēc specifiskiem komentāriem atpazīstamības risku nav iespējams izslēgt pilnībā.

Ja aptauja tiek veikta atkārtoti, tās rezultātus salīdzinām ar iepriekšējiem mērījumiem organizācijas un struktūrvienību līmenī, izmantojot apkopotus datus. Atsevišķu respondentu atbildes starp aptauju viļņiem sasaistām tikai tad, ja tas nepieciešams individuālo pārskatu sagatavošanai vai statistiski pamatotai izmaiņu novērtēšanai, tostarp ticamības intervālu un standartkļūdu aprēķināšanai, izmantojot atkārtotus individuālos mērījumus. Šādu sasaisti veicam, izmantojot pseidonimizētus identifikatorus. Individuālie rezultāti darba devējam netiek nodoti.

5. Kam dati var būt pieejami?

Aptaujas individuālajām atbildēm un ar identitāti sasaistāmiem datiem piekļūst tikai pilnvarotas personas, kurām tas nepieciešams savu pienākumu veikšanai. Motify kā datu apstrādātājs var izmantot apakšapstrādātājus tehniskās infrastruktūras un saziņas nodrošināšanai:

• Vercel - aptaujas platformas darbība un, ja paredzēts, pārskatu failu glabāšana (ES infrastruktūra).
• MongoDB Atlas - aptaujas datubāzes glabāšana (ES reģions).
• Twilio SendGrid - aptaujas uzaicinājumu un individuālo pārskatu e-pastu nosūtīšana.
• BudgetSMS - aptaujas uzaicinājumu nosūtīšana uz norādītajiem tālruņa numuriem un saites uz individuālo pārskatu nosūtīšanai.
• Documint - individuāla pārskata PDF ģenerēšana, izmantojot tam nepieciešamos rezultātu datus (ASV).

Individuālās atbildes netiek nodotas citiem darbiniekiem vai vadītājiem tikai tādēļ, ka viņi strādā tajā pašā organizācijā. Likuma noteiktajos gadījumos datu nodošana kompetentām iestādēm var būt obligāta.

6. Vai datus nodod ārpus Eiropas Ekonomikas zonas?

Aptaujas pamatdati tiek glabāti ES reģionos. Atsevišķu tehnoloģiju nodrošināšanai vai atbalstam var būt iesaistīti pakalpojumu sniedzēji ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ), tostarp ASV, it īpaši tad, ja projektā izmanto individuālu pārskatu PDF ģenerēšanu. Datu nodošanu ārpus EEZ veic tikai ar GDPR V nodaļā paredzētu tiesisku mehānismu.

7. Cik ilgi glabājam datus?

Personas datus glabājam tikai tik ilgi, cik nepieciešams aptaujas nolūkam. Standarta termiņš: līdz diviem gadiem pēc aptaujas noslēguma, ja līgumā ar pārzini nav noteikts īsāks termiņš vai pastāv cits atbilstošs tiesiskais pamats. Konkrētās aptaujas personas datu glabāšanas termiņš un tā skaitīšanas sākuma brīdis ir norādīts īsajā privātuma paziņojumā, kas pieejams pirms aptaujas sākšanas. Pēc noteiktā termiņa beigām personas datus dzēšam vai neatgriezeniski anonimizējam, ja vien nepastāv cits tiesisks pamats to turpmākai glabāšanai.

Neatgriezeniski anonimizēti organizācijas līmeņa apkopojumi var tikt saglabāti ilgāk statistikas un salīdzinošās analīzes vajadzībām, ja pārzinis atļāvis to izmantošanu un informācija vairs neļauj identificēt konkrētus cilvēkus.

8. Vai dalība ir obligāta?

Dalība aptaujā un atbilžu sniegšana ir brīvprātīga. Nevēlēšanās aizpildīt anketu nedrīkst radīt nelabvēlīgas sekas darbiniekam. Tomēr pārzinim var būt juridisks pienākums novērtēt darba vides riskus. Šis pienākums ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats, nevis pienākums Tev sniegt konkrētas atbildes.

9. Tavas tiesības un saziņa

Ja ir piemērojams GDPR un iespējams identificēt Tavus datus, Tev ir tiesības saņemt informāciju par to apstrādi, pieprasīt piekļuvi datiem, neprecizitāšu labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos. Atkarībā no apstrādes pamata var būt piemērojamas arī tiesības iebilst pret apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Ja individuālais pārskats tiek sagatavots uz piekrišanas pamata, šo piekrišanu vari atsaukt jebkurā laikā; tas neietekmē iepriekš likumīgi veiktās apstrādes tiesiskumu. Savukārt uz juridiska pienākuma pamata veikto darba vides risku novērtēšanu nevar apturēt, vienkārši atsaucot piekrišanu, jo piekrišana nav šīs apstrādes pamats.

Pieprasījumus adresē datu pārzinim: motify@motify.lv. Atbildi sniegsim bez nepamatotas kavēšanās, parasti viena mēneša laikā. Ja uzskati, ka Tavas tiesības ir pārkāptas, vari vērsties Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv) vai attiecīgās valsts datu aizsardzības uzraudzības iestādē.

10. Automatizēti aprēķini un paziņojuma izmaiņas

Aptaujas sistēma var automātiski aprēķināt grupu rādītājus un, pēc Tavas izvēles, individuālu labbūtības pārskatu. Aptauja nav paredzēta automatizētu personāla lēmumu pieņemšanai par atsevišķiem darbiniekiem, kas radītu juridiskas vai līdzīgi būtiskas sekas.

Ja mainās aptaujas nolūks, datu apjoms, glabāšana vai saņēmēji, šo paziņojumu aktualizējam un informējam Tevi atbilstoši piemērojamajām prasībām.